• Alberto Ibañez

¿Las auditorías internas pueden ser realizadas por externos?

Esta es una pregunta que siempre me hacen, la respuesta es sí; y como todo tiene ventajas y desventajas, acá escribo mi punto de vista acerca de las auditorías internas que se hacen con externos.


Lo primero, debemos comprender que la definición de auditoría. La norma ISO 19011:2018 define que una auditoría es "proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría". En esta definición vemos tres características de una auditoría:

  1. Procesos sistemático: para que algo sea sistemático, en la gestión de las organizaciones, tiene que ser repetitivo, planificado, con roles definidos y revisado para saber si fue eficaz y hacer las correcciones necesarias.

  2. Proceso independiente: para que las auditorías sean independientes lo tienen que realizar persona que no están relacionadas a la actividad o procesos que será auditado "el auditor no audita su propio trabajo dentro de la organización".

  3. Proceso documentado: dado que en la auditoría se obtienen evidencias, estas se deberían documentar para hacerlas contrastables. Se deben documentar la programación, planificación, evidencias, conclusiones y los resultados de acciones correctivas si es que se evidenciaron desviaciones respecto a los criterios.

¿cómo sabemos si una auditoría es eficaz?, si preguntamos a aun auditor puede ser que responda es cuando se identificaron muchas no conformidades o desviaciones, si preguntamos al auditado es posible que responsa que es cuando no se detectaron no conformidades. En realidad para que una auditoría sea considera eficaz debiera cumplir con las siguientes características:

  • Que se cumpla el plan de auditoría.

  • Que el objetivo de la auditoría se haya logrado.

  • Que se documenten de forma apropiada los resultados.

  • Que se hayan revisado los elementos del sistema y se hayan contrastado correctamente con los criterios de auditoria.

Para que una auditoría sea eficaz depende de la competencia del auditor, ya que según la definición, el auditor obtendrá la evidencia objetiva y esta evidencia debe evaluarla para determinar el nivel el nivel de cumplimiento respecto a los criterios. Considerando esto el Auditor, cuando realiza la auditoría, pasa el mayor tiempo obteniendo evidencia y evaluando estas; para lograr esto debe ser competente en:

  • Conocimientos respecto a sistemas de gestión.

  • Conocimiento de peligros y riesgos del tema relacionado.

  • Conocimiento de procesos, productos y servicios que están relacionados al alcance de la auditoría.

  • Conocimientos de requisitos legales.

  • Conocimientos del contexto de la organización.

  • Conocimiento y habilidades para auditar: técnicas de auditoría y de seguir líneas de investigación.

  • Tener experiencia en auditorías y en en el ámbito operacional correspondiente.

Dijimos que las auditorías internas si pueden ser realizado por externos y considerando lo anterior, las ventajas de realizarlas con externos son las siguientes:

  • Se obtiene independencia de la actividad auditada.

  • No se distrae a personal interno para que haga auditorias internas, de sus actividades operacionales (es decir usted se dedica a su negocio).

  • Se gana eficacia, ya que el externo tiene mayor experiencia (usted debiera seleccionar a externos qué tienen experiencia y conocimientos según el ámbito que debe auditar).

  • Ayuda a generar conciencia, ya que una auditoría con un tercero ayuda a que las personas logren mirar lo que hacen y porque lo hacen.

Si vas ha usar terceros para realizar tus auditorías internas recomiendo considerar los siguientes criterios:

  • Que tenga experiencia en realizar auditorías de primer, segunda y/o tercera parte.

  • Que tenga formación en realizar auditorías.

  • Que tenga conocimientos de los procesos, productos y riesgos del ámbito que va ha auditar.

  • Que maneje las normas dentro del ámbito de tu sistema de gestión.

  • Que conozca la legislación.

  • Que tenga experiencia en la industria relacionada a tu sistema de gestión.

Si desea mayor orientación para planificar y ejecutar sus auditorías, así como formar a sus auditores internos nos puede contactar a:

https://www.ibro-cvm.com/contacto

correo: contacto@ibro-cvm.com

Alberto Ibañez Neri

Consultor-Auditor-Entrenador

Docente en sistema de gestión- USACH-Chile

Auditor de Sistemas de Calidad e Inocuidad.

Entrenador para normas BRCGS, IFS, FSSC 22000, ISO.

Director de Ingeniería Grupo Ino.

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